Finanzen und Internes
Das Referat für Finanzen und Internes wickelt für die Fachschaften und die FSK die internen Antragsverfahren ab, überwacht die Haushaltsplanung und dient als Schnittstelle in die zentrale Universitätsverwaltung.
Fachschaften stehen für ihre Arbeit feste Mittel zur Verfügung, sie können sich mit ihren Anliegen direkt ans Finanzreferat wenden. Gruppen/Initiativen sollten sich zunächst an das Finanzreferat der FSK bzw. an das für ihren Arbeitsbereich inhaltlich zuständige Referat wenden.
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen die unten aufgeführten Regelungen beachtet werden.
Kontakt
Für alle Fragen zu Anträgen, Erstattungsmöglichkeiten usw. kann mit dem Finanzreferat im Zentralen Fachschaftenbüro ein Gespräch vereinbart werden. Allgemeine Fragen kann euch auch der Bürodienst mittwochs und freitags von 11-13 Uhr beantworten. Weitere außerplanmäßige Sprechzeiten findet ihr im Raumbelegungsplan
Außerdem kann man jederzeit eine Mail schreiben an: finanzen(at)fsk.uni-heidelberg.de
Fristen
Stellt eure Anträge bitte so frühzeitig wie möglich, da die Univerwaltung zur endgültigen Bewilligung einen Vorlauf von 3 Wochen verlangt. Da es in Baden-Württemberg keine Verfasste Studierendenschaft gibt, sind wir an diese Fristen gebunden.
Unterstützungsanträge an die FSK
Unabhängig davon, dass in der Regel später weitere Formulare ausgefüllt werden müssen, bitten wir alle Gruppen, die eine finanzielle Unterstützung bei der FSK beantragen, darum, das allgemeine Formular auszufüllen.
Bezuschussung von Orientierungseinheiten
Führt eine Fachschaft eine Orientierungseinheit (z.B. eine Erstsemesterveranstaltung) durch, muss spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung ein entsprechender Antrag über das ZFB in der ZUV eingereicht werden. Die Abrechnung der Orientierungseinheit muss im Abrechnungsformular der ZUV (Excel-Tabelle) unter Vorlage sämtlicher Originalquittungen erfolgen. Belege, die über 6 Monate alt sind, werden nicht mehr berücksichtigt. Die allgemeinen Vorgaben der ZUV für derartige Veranstaltungen sind zu beachten. Für Erstsemesterwochenenden muss zudem die Eigenbeteiligung so bemessen sein, dass pro Person und Tag maximal 10€ bezuschusst werden.
Reisekostenzuschüsse
Soll eine Fahrt (z.B. zu Bundesfachschaftentagungen, Seminaren, Vernetzungstreffen) stattfinden, muss spätestens drei Wochen vor Reiseantritt für jede Person, die daran teilnimmt, ein Antrag auf Kostenübernahme gestellt werden (Einladung bzw. Programmübersicht beifügen!). Generell gilt für Reisezuschüsse: Es werden pro Veranstaltung maximal die Fahrtkosten mit der Deutschen Bahn für drei Personen übernommen. Besteht die Möglichkeit, günstiger zu reisen (z.B. zu mehreren in einem Privatauto) kann in Ausnahmefällen eine Reisebeihilfe für bis zu fünf Personen genehmigt werden. In diesem Fall aber bitte rechtzeitig Rücksprache mit dem Finanzreferat halten. Zur Abrechnung müssen alle Originalbelege (sowie ggf. eine Teilnahmebestätigung/Quittung über den Tagungsbeitrag) eingereicht werden. Abrechnungsformulare werden den beantragenden nach Genehmigung des Antrags zugeschickt bzw. können im ZFB abgeholt werden. Abrechnungen können maximal sechs Monate ab Beginn der Reise eingereicht werden. Eine spätere Erstattung ist nach dem Landesreisekostengesetz ausgeschlossen. Wichtig: Die Erstattung kann nur an die Person erfolgen, welche die Reise beantragt und getätigt hat. Eine Erstattung an Dritte muss genehmigt werden und ist in der Regel ein erheblicher Mehraufwand!
Weitere Antragsmöglichkeiten
Es besteht die Möglichkeit, Vorträge zu bezuschussen. Hierzu muss aber im Einzelfall geklärt werden, welche Kosten anfallen und übernommen werden können. Daher sollte rechtzeitig vor geplantem Vortragstermin kontakt mit dem für den Bereich zuständigen Referat oder der FSK (über den Bürodienst) aufgenommen werden. Wichtig: Die Erstattung kann grundsätzlich nur an den/die Vortragend_e erfolgen. Wenn die ausrichtende Gruppe die Fahrkosten selbst aus anderen Geldern erstattet, ist eine nachträgliche Erstattung der ZUV an die Gruppe mit erheblichem Aufwand verbunden!
